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段取りよく進められないのはなぜ？
みなさんの職場にも「仕事がとてもきれいな人」がいませんか？
- 作業が細かく効率的
- 話す内容もポイントを抑えていてわかりやすい
- 仕事姿がかっこいい…
要領が悪い自分が真似するのは無理だ…。そう思っていませんか？
諦めるのはまだ早いかもしれません！
車の運転を想像してみてください。
運転免許を取りたくて、自動車学校に通い勉強しましたよね。
免許取り立てのころは、集中して運転していたのではないでしょうか。
でも、今は音楽やラジオを聞いたり、友達と話しながら、運転していますよね。
これは、運転しようとすると勝手に体が動いてくれるのです。
それでは、なぜ仕事になると「勝手に体が動く」ことができないのでしょうか。
何度も同じ仕事をしているはずなのに「次は、えーっと、何するんだ？」と考えていませんか？
そう。これこそが原因です。手順が曖昧なため、行き当たりばったりで仕事を進めているのです。これでは、ストレスもかかり、時間もかかってしまいます。
「何するんだ？」ということをなくす仕組みが『手順書をつくる』ことです。
手順書が段取りの悪さを解決する魔法のアイテムなのです。
それでは、手順書の作成方法をご紹介します。
ステップ1：やることに名前をつけて書き出す
自分のやらなきゃいけないことに名前をつけましょう。
例えば、部長から「○○社の見積書の作成よろしく！」と言われたら、
「部長に○○社の見積書を提出」とつけます。
これをタスクというのです。
「やらなきゃいけないこと」を書き出さず、そのままにしておくとどうなりますか？
そう。いつまで経っても忘れないかと不安やストレスが溜まるのです。
「やらなきゃいけないこと」を書き出すことで、安心感も生まれるのです。
ステップ2：タスクの手順を書き出す
タスクを完了させる手順を書き出しましょう。
初めは完璧な手順はわからないと思います。
仮の手順で大丈夫です。違っていたら、気づいた時に直せば良いのです。
自分なりに完了までの手順をつくってください。
繰り返してると、次第に仕事の全体像が見えてきますよ。
ステップ3：誰が何をやるのか明確にする
手順が作れたら、次は誰が何をやるのかを決めましょう。
自分が進めるのか、誰かが進めるのかをはっきりさせると、自分のやるべきことがより明確になります。
そうすることでタスクをいっぱい抱えているように見えて、実は他人が進めることだったことがわかるのです。
ステップ4：仮の締め切りを決めます
タスクと手順ひとつずつに締め切りを決めましょう。
想像してみると、面倒くさそうですよね。
でも、これが後に自分を楽にする一歩なのです。
あくまで仮の締め切りなので、
「この日に提出は難しそう」とか「前倒しで提出できそう」
と分かった時点で直せば良いのです。この繰り返しの先に締め切りが守れる自分が待っています！
ステップ5：最初の手順に注目
最初の手順しか見えないようにしましょう。
見ないようにするではなく、完全に見えなくするのです。
今まで作った手順がいっぱいあると思います。
でも、たくさん見えてしまうとうんざりしますよね。
最初の手順を付箋に書いて、机に貼っておく。これだけでもいいのです。
そうすると、今何をしなければいけないのか明確になり、仕事に取り掛かる準備の完成です。
まとめ
- 仕事が忙しくてパニックだ。
- 何をすればいいかわからない。
- なぜか仕事がうまくまわらない。
と感じた時は、ぜひ手順書のことを振り返ってください。
- やることに名前をつけて書き出す
- タスクの手順を書き出す
- 誰が何をやるのか明確にする
- 仮の締め切りを決めます
- 最初の手順に注目
自分も忙しい時ほど手順書を振り返ることでうまく立ち回れています。
みなさんもぜひ試してみてください。
