段取りが良い人の5つの行動

周りの人にいつも仕事とかテキパキしている人達はいませんか？
僕もはじめは、テキパキできずいつも遅くまで仕事をしていました。
そこで仕事の段取りの良い人が行っていた行動を観察して気づいた5つのことを紹介します。

段取りが良い人は手順書が完成している

そんな時は、手順書が未完成なのです。

テキパキしている人は、手順書が完成しているため、淡々とこなしていくことができるのです。
自分の努力や能力不足ではないです。そう思うだけで気持ちが変わりませんか。

手順書が未完成だから完成に近づけようと改善するうちに完成度の高い手順書ができあがります！

やったことのある仕事なのに段取りよく進まないことはありませんか？
同じ仕事こそ、手順書を作り、繰り返す作業を続けてみてください。
何度も繰り返すうちに仕事になれ、スピードが速くなります。

僕も同じ仕事をしているはずなのに、
「次は何するんだったけ？」
と考えながら作業をしていました。

このようなに、行き当たりばったりの行動をしていると、脳は「同じことを繰り返し行っている」と認識しないのです。
それでは、いつまでも同じ仕事のはずなのに慣れないです。

手順書を見ながら作業を進めることで、脳は「同じことを繰り返している」と認識します。
そうすると、同じ仕事がくると勝手に頭の中に手順書が浮かび、スムーズに仕事がこなせるのです。
また、違うことをすると違和感を感じるので、手順書を見返すことで抜けなどにも気づきやすくなります。

自分でも細かすぎるんじゃないかというくらい仕事を細分化しましょう。
細分化した結果が手順書となるのです。
ちょっと細かすぎるかもって思うくらいがはじめはいいですね。

そうすることで、急な電話で中断された時も現状を把握することができます。
状況把握が早くなると作業の再開も素早くできるので、「段取りができるようになった」と感じると思います！

やることが多すぎて段取りどころじゃないよって思う方もいるかもしれません。
そんな時は、新しい依頼はNoと断りましょう。

「そんなことが言えるならとっくに言ってるよ」と思っているでしょう。
僕も同じことを思っていました。

でも、今は違います。無理な仕事は断るようにしています。
それは、手順書を作ったから断れるようになったのです。

手順書を作ることで自分の抱えている仕事のボリュームが見えるようになりました。
それを共有することで、断っても納得してくれるようになったのです。

必ず納期に間に合わし、リスケをしない人っていませんか。
それは、間に合う進め方をわかっているのです。

これは、初めからできることではありません。
仮の納期を作っては直すということを繰り返し行っていきました。
そうする事で、時間の見積もりの甘さを改善することができ、精度の高いスケジュールを作ることができるようになるのです。

さらに時間の見積もりの甘さを改善するうちに次の3つのことが大事だということが分かったのです。

これらを繰り返し行うことで、気づくと納期を遅らさず仕事ができるようになっていました。

段取りが良くなれば、周りからの評価も変わります。
評価も変われば、より働きやすい職場になると思います。
これからも一緒にスキルアップしていきましょう！